Seit dem Funktionsupdate 1.4 gibt es die Möglichkeit mit dem Benutzernamen (E-Mail Adresse funktioniert hier nicht!) andere formulare-e Nutzer für die selbst gebauten Formulare zu berechtigen. Die Option dafür befindet sich rechts in der Bearbeitung als Schlüssel-Icon.
Das Funktionsupdate 1.5 ermöglicht dann auch Erweiterungen der Berechtigungen. So ist eine Differenzierung zwischen beispielsweise Bearbeitung des Formulars oder nur Einsicht der Formulardaten möglich.
Außerdem können Sie Berechtigungen für Formularvorlagen erteilen. Dazu gehen Sie oben im Menü neben Formulare auf "Vorlagen" und finden für jede Vorlage ebenfalls rechts in der Bearbeitung ein Schlüssel-Icon. Unter dieser Einstellung können Sie den Benutzernamen der Person(en) angeben, die ebenfalls Zugriff auf Ihre Vorlage erhalten sollen.
- Es werden zwei Felder benötigt, idealerweise vom Eingabetyp “E-Mail”
- Beide Felder sollten Pflichtfelder sein
- Beim zweiten Feld müssen beim letzten Bereich in den Eigenschaften “Validierung" ein Ausdruck und eine Fehlermeldung eingefügt werden:
“+” klicken und Ausdruck hinzufügen
Der Ausdruck muss dann wie folgt lauten
{Feldname 1} = {Feldname 2}
(hier bitte die Feldnamen der beiden E-Mail-Felder eingeben)
Dann einen Text für die Validierung eingeben.
Um dafür zu sorgen, dass Ihr Formular nur manuell eingetragene Datensätze enthält und nicht von Bots ausgefüllt werden kann können Sie Felder einbauen, die aufgrund der Einstellungen nicht automatisiert gefüllt werden können.
Es gibt hier verschiedene Varianten:
- Ein konfiguriertes, leeres Textfeld einbauen (Validierung über "Ausdruck")
- Ein Textfeld mit Eingabe von selbst gewählter Zahlen-Buchstaben-Kombination (Validierung über "Ausdruck")
- Ein Textfeld mit Eingabetyp "Nummer" und Rechenaufgabe (Validierung über "Zahl")
Variante 1:
Dazu erstellen Sie entweder ein Feld was leer bleiben muss/ nicht ausgefüllt werden darf:
- Textfeld einfügen und im Beschreibungstext darauf hinweisen, dass dieses Feld leer bleibt
- Feld darf nicht als Pflichtfeld markiert sein
- In den Feldeigenschaften unter Validierung einen "Ausdruck" hinzufügen, der besagt, dass dieses Feld leer bleibt (z.B. "{Feld 1} ist leer")
Dazu gehen Sie in Formularbuilder auf "Eigenschaften" und wählen "Formular" aus (also kein einzelnes Feld, sondern die Eigenschaften für das gesamte Formular). Hier sehen Sie ganz unten unter "Abschluss" ein Textfeld für den "Inhalt, der nach Abschluss des Formulars angezeigt wird". Dort können Sie Ihren Abschlusstext eingeben.
- Sind alle Felder, die ich für meine Veranstaltung als Information unbedingt benötige als Pflichtfelder markiert?
- Wenn ich eine Logik eingerichtet habe, bildet sie das ab, was ich erreichen möchte?
- Habe ich mein Formular getestet?
- Habe ich die E-Mail Benachrichtigungen (Benachrichtigungsregeln) für mein Formular eingestellt?
- Wenn die Absender*innen ebenfalls per Mail über Ihre Angaben benachrichtigt werden sollen, ist das E-Mail Textfeld auch als Eingabetyp "E-Mail" gekennzeichnet?
- Enthalten alle Seiten meines Formulars auch Felder? (ansonsten entsteht eine Fehlermeldung beim Anklicken des Veröffentlichungslinks)
Änderungen nach Veröffentlichung
- Wenn das Formular veröffentlicht ist und Sie nachträglich Angaben im Formular ändern (Texte von Options-, Auswahl-, Text-, Matrix-Feldern), ändert das auch die bereits eingegangenen Formulardaten. Wenn Sie also bspw. eine Anmeldung von Person A für einen Termin am 5. Januar haben und dann die Terminoption in den 10. Februar ändern, zeigen die Formulardaten eine Anmeldung für Person A für den 10. Februar
In den Formulareinstellungen (im Formularbuilder) können unter "Allgemeines" Cookies eingetragen werden. Dabei ist weniger entscheidend, was genau hier als Cookie-Name eingetragen wird (das können Sie frei entscheiden). Wichtig ist, dass sobald hier etwas eingetragen wird, ein Cookie gesetzt wird, der dann dafür sorgt, dass das Formular nicht mehrfach ausgefüllt werden kann.
Achtung: Wenn Sie für all Ihre Formulare den gleichen Cookie-Namen verwenden, können auch all Ihre Formulare lokal nur einmal ausgefüllt werden. Wenn Sie beispielsweise 3 Unterseiten auf einer Website haben, die jeweils ein Anmeldeformular für eine Veranstaltung enthalten, verhindert ein identischer Cookie-Name in allen Formularen eine Anmeldung zu allen 3 Veranstaltungen.