formulare-e 26.2

Oktober 2026 – Was ist neu?

Das neue Feature ermöglicht eine automatische Verwaltung von Datensätzen nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist. Damit wird die Datenspeicherung transparent, rechtssicher und einfacher gestaltet.

Konfiguration

  • Für jedes Formular wird eine geplante Speicherdauer definiert.
  • Die Frist / Speicherdauer kann in zwei Varianten angegeben werden
    • als Zeitraum ab Eingang
    • als Stichtag (konkretes Datum)

Ablauf von Fristen

  • Nach Ablauf werden die betroffenen Datensätze automatisch in den Papierkorb verschoben.
  • Das Formular bleibt bestehen und kann weiterhin neue Einsendungen annehmen.

Papierkorb‑Verhalten

  • Datensätze bleiben 30 Tage im Papierkorb.
  • Nach 30 Tagen werden die Datensätze automatisch und endgültig gelöscht.
  • Im Papierkorb können Datensätze angesehen und bei Bedarf mit einer neuen Speicherfrist wiederhergestellt werden.
  • Datensätze können dort vorzeitig endgültig gelöscht werden.
  • Zugehörige Daten wie Kontingent‑Belegungen werden bei der endgültigen Löschung ebenfalls entfernt.

Hinweise

  • Vor der endgültigen Löschung müssen mögliche gesetzliche, vertragliche oder kirchliche Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden.
  • Falls Daten länger aufbewahrt werden müssen, exportieren Sie sie rechtzeitig und archivieren sie außerhalb von formulare‑e.
  • Eine automatische dauerhafte Archivierung von Daten innerhalb von formulare‑e ist nicht vorgesehen.

Konfigurieren Sie die Speicherdauer im Formulareditor.

Detaillierte Anleitung zur Nutzung der Papierkorbfunktion

Das Menü zur Abmeldung, zur Hilfeseite und zum Anpassen des Benutzeraccounts ist jetzt im Avatar‑Icon oben rechts sichtbar.  
Wenn Sie mit der Maus über Ihren Benutzernamen und das Icon fahren, öffnet sich ein kleines Kontextmenü mit vier Optionen:  

  • Hilfeseite – öffnet die zentrale Support‑Dokumentation.
  • Neu in Version – öffnet ein kleines Fenster mit Informationen zu den Funktionen der zuletzt veröffentlichten Version.
  • Benutzerkonto – führt Sie zum magnolia-Portal wo Sie Ihre Zugangsdaten anpassen können.
  • Abmelden – beendet die aktuelle Sitzung.

Jeder Datensatz erhält nun eine permanente, fortlaufende ID.

Die ID ist in allen Darstellungen sichtbar:

  • Liste
  • Detailansicht
  • Tabellenansicht
  • Exportdateien (Excel)

Durch die eindeutige Nummerierung können Datensätze leichter referenziert, gesucht und in Berichten verknüpft werden.

Beim Speichern eines neuen Datensatzes wird automatisch die nächste ID vergeben.

Die ID bleibt unverändert, selbst wenn der Datensatz in den Papierkorb verschoben und dort wiederhergestellt wird.

Vorteile

  • Transparenz – jede Einsendung lässt sich eindeutig nachverfolgen.
  • Einfache Strukturierung – Datensätze können anhand ihrer ID gruppiert werden.

Download von Teilnehmer‑PDFs

  • Nach erfolgreichem Absenden können Teilnehmende ihre Eingaben als PDF herunterladen.

Ausfüllbares PDF im Editor

  • Im Formular‑Editor kann ein ausfüllbares PDF des Formulars erzeugt werden.
  • Das PDF spiegelt die aktuelle Formularstruktur wider.

Kontingentfelder in PDFs

  • Kontingentfelder werden in der PDF-Ausgabe entsprechend umgesetzt.

Schritte

  • Öffnen Sie das Formular in der Bearbeitungsansicht (Formularbuilder).
  • Klicken Sie im Feldbearbeitungsbereich neben den allgemeinen Formulareinstellungen auf "Ausfüllbares PDF herunterladen".
  • In der Ansicht nach Absenden des Formulars wählen Sie den Button "Ihre Eingaben als PDF herunterladen", um die eigene Eingabe zu sichern.
  • Speichern Sie das PDF jeweils unter dem gewünschten Dateinamen.

Damit können Sie Eingaben jederzeit in einem standardisierten Format exportieren und archivieren.

  • Update der Formularanzeige, des Editors und der Auswertung von Version 2 auf 3.1.0.
  • Einzelne Auswahloptionen können im Editor ausgeblendet werden.
  • Überarbeitete Darstellung, Farben, Breiten und kleinere Editor-Korrekturen.
  • Auswertung mit Datumsfilter, Antwortanzahl und verschiebbaren Diagrammen.
  • Die Anordnung wird pro Formular im Browser gespeichert.
  • Formulareinstellungen in aufklappbaren Bereichen.
  • Versionshinweise mit dauerhaftem Ausblenden oder Erinnerung nach 24 Stunden.
  • Verständliche Hinweise zu fehlgeschlagenen E-Mails und Papierkorbdaten in der Formularübersicht.